Затверджено
Голова Старобільської районної ради
                                                                                 _______________В.М.Пахниць
                                                                                “_____”____________2006 року

ПОЛОЖЕННЯ 
про загальний відділ Старобільської районної ради

1. Загальні положення

     1.1. Загальний відділ є структурним підрозділом районної ради.
     1.2. Відділ у своїй діяльності керується  Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, а також іншими нормативно-правовими актами
     1.3. Структуру та штатний розпис загального відділу затверджує голова районної ради.

2. Основні завдання та функції загального відділу

2.1 Робота загального відділу регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі регламенту районної ради та затверджується головою районної ради.

2.2 Діяльність працівників загального відділу регламентується посадовими інструкціями, які розробляються завідуючим загальним відділом на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються головою районної ради.

2.3 Основним завданням загального відділу є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в районній раді на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання загальний відділ:

•	розробляє номенклатури справ;
•	організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
•	організовує і забезпечує документаційне, юридичне та організаційно-технічне обслуговування роботи постійних комісій, президії, сесій районної ради;
•	організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
•	уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
•	здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
•	приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний  розшук, інформування за документами та доставляє документи;
•	оформляє, реєструє та відправляє вихідні документи, підготовлені та оформлені у підрозділах районної ради;
•	оформляє та відправляє рішення та витяги з рішень, прийняті на сесіях районної ради, розпорядження голови районної ради, оформляє та комплектує протоколи сесій;
•	забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності для передачі на державне зберігання;
•	удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
•	здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;
•	організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;
•	впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи; 
•	завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами;
•	готує приміщення до сесій районної ради, організує технічне обслуговування сесій (реєстрація депутатів); 

В зв’язку з відсутністю у штатному розписі районної ради посади спеціаліста з ведення кадрової роботи загальний відділ :
•	здійснює ведення кадрового діловодства щодо посадових осіб і працівників районної ради;
•	веде встановлену звітно-облікову документацію, готує статистичну звітність з кадрових питань;
•	проводить роботу з кадровим резервом;
•	готує матеріали з призначення на посади, прийом на роботу та звільнення працівників, заключає контракти;
•	обраховує стажі роботи, складає графіки щорічних відпусток працівників;
•	розглядає і готує документи на заохочення і нагородження працівників;
•	своєчасно готує документи для призначення пенсій працівникам;
•	здійснює роботу, пов’язану з заповненням, обліком та зберіганням трудових книжок та особових справ;
•	оформлює і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи працівників, оформлює листки непрацездатності;
•	організує роботу атестаційної комісії;
•	забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів.

3. Права загального відділу

Посадові особи загального відділу, відповідно до покладених на нього завдань, мають право 
•	вносити пропозиції по удосконаленню роботи відділу.
•	залучати спеціалістів структурних підрозділів установи, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
•	вимагати від структурних підрозділів установи, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
•	повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

4. Керівництво відділом
4.1 Завідуючий загальним відділом призначається на посаду і звільняється з посади головою районної ради.

4.2 Завідуючий загальним відділом повинен мати вищу освіту.

4.3 Завідуючий загальним відділом за характером діяльності взаємодіє:

•	з керівниками структурних підрозділів установи з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
•	з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
•	із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
•	із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.

4.4 Завідуючий загальним відділом в межах своєї компетенції взаємодіє  з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

4.5 Завідуючий загальним відділом:

•	контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі;
•	доповідає голові районної ради про стан роботи з документами;
•	вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників загального відділу, заохочення і накладення стягнення;
•	вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі;
•	підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
•	бере участь у засіданнях сесії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.

4.6 На завідуючого загальним відділом покладається персональна відповідальність за:

•	забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;
•	виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб загального відділу;
•	дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі загального відділу. 

5. Правовий захист посадових осіб загального відділу

Посадові особи загального відділу є представниками органів місцевого самоврядування.
Посадова особа відділу при виконанні своїх службових обов'язків перебуває під захистом закону. 
Усі посадові особи відділу підлягають державному обов'язковому пенсійному страхуванню, страхуванню від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань, з тимчасової втрати працездатності, внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, страхуванню на випадок безробіття.

6. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення загального відділу

Фінансування та матеріально-технічне забезпечення загального відділу здійснюється за рахунок асигнувань районного бюджету.